如何让营销会议务实高效

    原本有一个重要的事情要办，突然上面宣布有一个重要的会议要您参加，您不得不放弃；会议开了半天，离题万里，竟不知道会议所云……；会议与你相关的内容不到10分钟，你却不得不等上2小时，会议结束后才能离开；开会时间已过点，应会人员却拖拖拉拉、来者无几，会议发起人不得不打电话挨个找人；参会人员已到齐，却因为一个重要参会者不在，要等上半小时甚至更长时间；会上领导讲得滔滔不绝，眼看就过了下班的时间，但他还意犹未尽；原定1小时的会议，结果吵吵闹闹3小时也没结束，甚至不欢而散；几个小时的会议结束了，会后什么也没留下；一个商务会议一开就是好几个小时，却没有任何结果，合作伙伴很失望；会上承诺的营销计划，会后却没有人去追踪和落实，经销商很生气。

    然而，枯燥、沉闷、拖沓、低效，不少时候营销会议就像一个食之无味弃之可惜的鸡肋。

    凡此种种，不一而足。

    致使营销会议效率不高的十大因素

    1.会议时间安排不当，每个人或是精神困乏或是饥肠辘辘，或是会议频繁，员工不胜其烦，无心开会。

    2.会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰，难于正常进行。

    3.开会对象的选择有误，通知来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者却因为事务在身不能来，造成会议少了真正听众。

    4.主持人或领导缺乏影响力、说服力，不知如何表意，又不知如何引退，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题，会议时间冗长，而致使会议失败。

    5.会议的准备工作不好，开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议匆促而无成效。

    6.一把手不重视会议，不抓实效，使与会者敷衍应付了事，致使会议多流于形式。

    7.目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败。

    8.会议缺少责任绩效制约，没有良好会议制度，致使与会者混时间，无心开会。

    9.领导者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间有形无形的损失，没有尊重员工8小时之内的工作时间的宝贵性、自主性，结果造成更多无效的文山会海。

    10.开会仍停留在“口+笔”的传统模式，开会技术工具、方法都显得落伍，没有利用好现代技术，致使开会成本居高不下。

    营销会议成本惊人关乎企业得失成败

    开会的成本是什么？决不是几张嘴几支笔再带几对耳朵。频繁、无效率的营销会议，可能带来主管层的随意决策，让员工疲于应付，不仅浪费公司成本，也造成公司工作效率低下、竞争力日益下降。

    会议成本通常是由三部分组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。我们来算算会议的成本究竟是多少？

    假设一家大型知名酒类企业要组织一个10个人参加的营销会议，会议时长2小时，会议要用到投影设备，人均工时成本为30元/小时，薪资附加值系数为1.5，会议室的使用成本为120元每小时，投影的使用成本为100元每小时。

    按照国际通行的会议成本计算公式，我们来算一算这个会议的实际成本是多少。会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×（参会人数+2）×（1+1.5）来计算：

    会议工时成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元

    会议直接成本=（150+100)×2=500元，即租赁费、设备使用费等。

    二者合计：3200元。开一个由10个人参的2小时的会议，成本竟然也要3千多元。如果一个企业经常是大会小会的，那浪费是相当惊人！

    其实这些只是直接看得到的成本，不包括会议间接无形的效益损失成本！间接损失成本指的是，由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位，从而造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生。例如，没有及时接听客户的电话而损失订单，不及时处理客户的投诉使得客户满意度降低，不及时处理突发事件乃至造成停工、停产、断货等严重事故，那可大了。

    丰田人事部计算过，年收入1000万日元的员工一小时薪资单价是5000日元，把愈多愈资深的员工聚集开会愈久，公司要付的代价就愈高。

    因此营销会议成本有形无形加起来的成本是很大，它有可能关系到一家酒类企业的得失成败，绝不能等闲视之。

    从十个方面入手给营销会议“加速提效”

    高效的营销会议能帮助酒类企业迅速解决经营实践中遇到的问题、难题，然而繁杂、低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本等不少损失。

    但是，我们又不得不承认，有些营销会议对推动酒类企业不断推进的确是非常关键的，特别是在公司处于发展时期的重要关头。目前我们面临的大问题在于，酒类企业营销经理如何才能开一个高效的市场营销会议，如何能在会议中高效且有效果地解决问题，以快速提高企业竞争力？

    1 .善于对付“会议麻烦制造者”。一个营销会议最怕的就是不和谐、不配合、不合群的人，制造各种麻烦，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为“会议麻烦制造者”。百威公司把“会议麻烦制造者”归为六大类：迟到者、搅局者、心不在焉者、贫嘴多舌者、干私活者、争宠者，并巧妙制定对付这六大类人的方法，使百威成为会议效率最高的企业之一。 

           2.明确会议目标。这是有效会议的前提条件。不管是商务会议、还是研讨会、招商会，会议本身就是以目标为导向的。会议目标是指召开此次要解决什么问题、达到什么目标，比如召开销售会目的就是要调整相关营销策略、把市场占有率提高多少点%、销售收入增加多少点等，让与会者都有指标才会触动、认真贯彻执行。

    3.制定会议计划。会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板、还是团队表决多数通过或者是共同通过进行最后决策。营销经理要在会议之前建立清楚的会议议程，将会议所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，好让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细了解，使他们能有充分的时间准备相关的资料、有针对性的发言。

    4.巧妙控制会议过程。为使会议自始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人或营销经理说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议讨论的流程是提出问题，交流信息，产生主意，做决定、确认行动并进行总结。营销经理的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始、准时结束，并要对每个议程定个大致的时间限制。

     5.制订会议议程细分表。制订营销会议日程表很重要。这将使会议能有效掌控、有序进行，并使会议获得预期的效果。开会当中，营销经理可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实、推向高潮，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。

    6.做好会议记录。每一项会议一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，营销会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者的营销人员应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。

    7.建立会后追踪责任制。看一次会议是否成功，标志是会议是否产生了切实可行的决定并能否得到确实有效执行。因此，会议结束时要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况，完成不好的应作相应处罚。

    8.利用现代工具开高效会。许多酒企在举行重大的战略研讨会、招商会、展销会时，往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今是信息社会，作为现代化通信技术工具的网络视频会议对分布各地的集团企业召开各种会议十分有用，它可实现跨地移动会议、即时无线转播，不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费用。可口可乐、百威、三得利、通用、华为等不少国内外知名企业都常利用网络视频进行异地多方开会，用资讯系统开跨国会议，成效显著。

    同时营销经理开会一定要懂得利用现代多媒体教学工具，以提高会议时效。包括华润、海尔、国美、蒙牛等国内知名企业在开研讨会、销售会、股东会都善于运用多媒体投影或三张胶片开会——将各片区的销售地图、市场布局、客户分布、消费特点、竞争对手的产品结构和销量、公司产品分布情况、企业财务状况等信息标出，然后用曲线图分析一个月或近期以来的销量曲线变化及经营状况，再用三级胶片讲解存在的问题、难题、解决建议以及下月的行动规划。这样做使得发言干净利落，图文并茂，生动形象，会议快速高效。

    9.用标准化管理开会。无规矩，不成方圆。标准化是企业制胜的一个法宝。麦当劳经营中大量的东西都是统一、程序式的标准化管理，拖地是标准化，做汉堡包是标准化，解决顾客投诉是标准化，解决管理问题的七个步骤也是标准化，连开座谈会、商务会也是标准化，开会三个过程七个阶段都是标准化。而我们国内企业大小会多是几无定式，无固定标准，随意性很强，会议多显得杂乱无章，拖沓效率不高。

    国内有一家知名啤酒企业曾以为自己效率很高，结果有一次到比利时英博集团观摩，却发现他们的工作效率还有很大提升的空间。他们发现，英博为什么一个营销经理人能驾轻驭熟管理数百成千业务员、10多个片区？不是因为比利时人比我们聪明，而是他们每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标、议程、参与者、主持、决议、执行等都是标准化，连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。这家啤企震动很大，回去后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。

    10.从战略顾问或策划机构寻求开会良方。不少酒企小会会开，大会开不了，尤其是在举行战略研讨会、招商会、产品发布会等重大会议常因缺乏富有经验、技术并保持客观中立的专家团、顾问团的指导而使会议半生不熟，难使会议成功有效进行。合适的战略顾问通晓战略决策的流程和方法，并能结合企业的现实情况来组织重大会议。同时，战略顾问的中立立场也有利于企最终得出客观、中肯的战略定位，保证战略决策的质量。对于处于市场竞争激烈、顾客需要快速变化的环境之中的中小酒企业的营销经理而言，为保证会议战略决策的质量和有效执行，在召开重大会议、进行营销战略决策时不妨寻求合适的战略顾问开下良方是大有裨益的。

    每次大型招商会、广告发布会，金六福、浏阳河等知名白酒企业都是寻求外脑相助，借助著名广告人、战略顾问、专业策划机构之智成功进行招商、造势，一炮打响。

    在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势。前几年日产汽车大刀阔斧推行全员的会议革命，省下了60亿日元成本，未来三年预计还可省下300亿日元。近年，瑞典诺基亚实行开会分析成本制度。每次开会时，总把醒目的会议成本分析表贴在黑板上。有了成本分析，大家对开会的态度就会慎重认真，会议效果明显，诺基亚手机竞争力笑冠全球。这对我们酒企富有启示之意义。

    所以，懂得开会、高效开会，稳赚不赔增强实力！